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          外貿公司如何申請ISO9001認證

          文章來源:鄭州市眾智認證服務有限公司 日期:2019-07-10 點擊數:
          近期有幾家外貿公司的客戶跟眾智反映說,客戶要求能提供ISO9001認證,頓時有點慌了,因為一般情況下,大家了解的ISO9001都是針對工廠的,但事實上,外貿公司雖然是提供服務的企業,但也是可以做ISO9001質量體系認證的,只是在進行質量體系審核時,需要注意的點不一樣而已。
          外貿公司是依進出口貿易合同/契約的承諾要求,如期提供給貿易關系人合格商品的中介服務組織。因此對顧客要求的識別和滿足過程主要體現在保證單、證、貨一致的基礎上,完成商品供方和顧客之間交易實現的中介服務過程。
          按照過程方法的思路和以上審核策劃的安排,到每個業務部門以合同履約的服務過程為主線,考察為達到其質量目標所需的人員、設施等資源和監視驗證環節是否符合要求;而到職能管理部門則主要以考察資源管理和測量、分析和改進過程的策劃及要求確定是否充分,實施受控情況如何,通過監測分析內部及外部顧客是否滿意,找到改進的途徑和方法,并實現持續改進的循環和業績的不斷提升。
          1.審核質量管理體系支持輔過程
          (1)標準8.2.1規定,組織應”監視顧客滿意不滿意的信息,作為對質量管理體系的一種測量,應規定獲取和利用這種信息的方法。”顧客滿意度的調查方法有許多,例如:①設置專門渠道收集顧客報怨和投訴意見;②利用訂貨會、座談會或走訪顧客了解情況;③事先設計調查表請顧客填寫;④收集有關部門的信息,如各種媒體ISO9001質量管理體系抽查的報告;③委托專門的調查機構。
          (2)標準6.2.2規定,組織應’確定從事影響質量管理體系工作人員所必要的能力”,即組織應在適當的文件中對各類影響質量人員所需的能力進行簡要描述。外貿公司影響服務質量的關鍵人員有外銷員、報驗員、報關員、會計員、審單員等,對前四種人員,我國有相應的上級主管部門負責統一培訓和資格考試,公司可不必再單獨描述,但對審單員來講則不然,他是公司交單議付的最后把關員,肩負著質量管理體系目標(單證差錯退改率)能否實現的重任。對這一關鍵崗位,公司應該對其教育、培訓、技能和經歷有原則性的文件規定。
          (3)標準5.3要求組織的質量管理體系方針應”提供制定和評審質量目標的框架”。5.4.1要求組織的最高管理者”應確保在組織的相關職能和層次上建立質量目標”。
          一般的外貿公司依其服務特點,在制定ISO9001質量管理體系目標時大多考慮了三個方面:第一,商品交付的合格率;第二,單證的差錯退改率;第三,顧客滿意率。商品交付合格率可分解到各業務部門的采購控制環節,而單證的差錯退改率通常是由報運部交單議付環節承擔,但在分解到相關職能和層次上,有些公司卻忽略了,這一方面使得其業務部門在進行8.2.3過程的監視和測量時沒有策劃的目標和努力方向,另一方面也給全公司此目標的完成造成了一定的壓力。
          (4)標準8.5.1引出了促使組織利用方針目標、審核結果、數據分析、糾正預防措施以及管理評審實現持續改進其質量管理體系有效性的要求。可見組織識別持續改進的需求可從多種途徑分析獲得:如通過對方針目標的考核,確定組織是否需要重新制定方針和目標以提出更高的努力方向,體現質量管理體系的持續改進;又如利用內審結果、數據分析及管理評審找到組織需要改進的切入點,再按照糾正預防措施提供的手段和方法實施改進活動,促使組織逐步向著更高的目標邁進。對此條款的審核不應僅看其記錄表單做得如何規范漂亮,而應盡可能關注其持續改進的行動和績效。
          2.審核合同履約服務主過程
          關鍵的驗證節點為簽約、備貨、訂載出運、制單審單等:
          對業務部”備貨”過程可驗證與標準條款7.4的符合性和有效性。
          由于外貿公司是以提供合格商品為核心的貿易服務組織,絕大多數外貿公司不涉及商品的生產,故選擇商品供方(貨源廠)和對其能力的評價控制是保證能否如期完成服務的關鍵。過去對貨源廠只偏重于最終產品檢驗,但是一般外貿公司對產品的內在質量管理體系特性都沒有檢驗手段和能力,一旦出運時或到顧客手里才發現質量問題,引起索賠,不但麻煩而且讓顧客不滿。所以要考察組織對采購過程控制是否有效,關鍵是看其對供方的評價選擇是否全面,即除了要對其規模、人員、設備能力合法資質進行調查外,還應著重考察其ISO9000質量管理體系控制機構、手段、檢測水平等。
          其次在采購信息的確定中,即訂購合同的質量條款要詳細描述產品檢驗標準的名稱、檢驗方式等。目前許多公司業務員仍對”產品標準”存在不同的模糊認識,經常出現合同條款填寫籠統甚至不填的現象。因此一定要樹立對產品質量管理體系的控制和事先預防的意識,以減少經營風險。這方面需要審核員的督促。另外,在訂載報關環節還有可能涉及到貨代公司、運輸公司等服務供方的評價、選擇和控制。
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